Укладання договору з постачальником. Дрібниць не буває.

  50% успіху будь-якої справи залежить від вдало проведених переговорів. Співпраця замовників і постачальників у сфері оптової торгівлі не стала виключенням, тому ретельна підготовка до перемовин є першим фундаментальним каменем ефективного партнерства.

Етап перемовин. Готуйтеся. Аналізуйте. Уточнюйте.

Результатом, який здатен задовольнити вас як замовника, є укладання угоди з умовами, що захищатимуть ваші інтереси. Саме тому ще до зустрічі з постачальником слід:

• Зібрати максимум інформації про потенційного партнера з усіх можливих джерел (його власний сайт, форуми та чати, бази даних державних органів);
• Вивчити репутацію постачальника серед інших покупців;
• Проаналізувати ринок продукції та конкурентів;
• Визначити власні можливості, потреби та очікування ваших клієнтів, знайти можливі ризики.

  Будучи підготовленими та оперуючи конкретними фактами, ви зможете на крок випередити співрозмовника, дискутувати на рівні, обґрунтовано відстоювати власні позиції. В ході бесіди ви повинні отримати максимум деталізованої інформації про можливі варіанти співпраці. Не бійтеся ставити запитання, будьте уважними не лише до кожного слова представників постачальника, а й до їхньої поведінки, інтонації та тону розмови. Зазвичай уже на етапі першого контакту стає зрозумілим чи буде вам комфортно працювати з конкретним суб’єктом.

Пам’ятайте, що безперебійність роботи будь-якого механізму залежить від злагодженого функціонування деталей. З’ясуйте усе, що стосується:

• Асортименту продукції – наскільки багатий перелік товарів, як часто оновлюються каталоги;
• Особливих умов співпраці – чи встановлено межі мінімального замовлення, чи вимагають від замовників внесення гарантійного платежу, наявності точки збуту продукції офлайн, чи існує можливість надання доступу до перегляду залишків товару на складі;
• Якості продукції – чи може постачальник надати відповідні сертифікати якості, висновки досліджень та випробувань, презентаційні зразки товару, додаткові фото- та відеоматеріали;
• Сервісу – скільки часу займає оброблення заявок, який максимальний термін доставки замовлень.

  Не ставте себе в позицію «Прохача» на перемовинах. Ефективна співпраця будується виключно на взаємовигідних умовах. В інакшому випадку ділові стосунки згодом зводяться нанівець.

Укладання договору. Важливі деталі.

  Будь-які домовленості не будуть нічого вартувати, якщо вони не зафіксовані у письмовій формі. Як зазвичай відбувається підписання угоди? Постачальник надсилає вам проект договору, вивченню якого не виділяється надто багато часу. В кращому випадку ви бігцем його проглянете, в гіршому – поставите свій автограф автоматично. Найчастіше для засвідчення партнерських стосунків використовують типові угоди, в яких прописані основні аспекти співпраці: вартість, кількість, найменування товарів, реквізити сторін, умови постачання та розрахунків, термін дії. Документ, який ви отримуєте від постачальника, навряд чи буде розроблено спеціально для вас. У більшості випадків це шаблон, розроблений заздалегідь для усіх замовників. У ньому закцентовано увагу на інтересах однієї сторони.

  Запропонована вам угода не є обов’язковою для підписання в першопочатковому варіанті. Етап перемовин та вивчення умов договору якраз передбачає можливість внесення змін до нього в разі необхідності. Окрім стандартних розділів зверніть увагу на пункти, які в майбутньому полегшать співпрацю та допоможуть у вирішенні спірних ситуацій.

1. Детальні реквізити кожної зі сторін. Важливо, щоб в преамбулі угоди або у графі «Реквізити» було чітко зазначено повне найменування компанії, її ІПН або ЄДРПОУ, юридична та фактична адреса розташування підприємства, розрахунковий рахунок, прізвище, ім’я та по-батькові керівника, усі можливі контакти (номери телефонів, факс, електронна адреса, посилання на офіційний сайт тощо). Ці дані допоможуть знайти інформацію про діяльність компанії в офіційних джерелах, а також швидко віднайти потрібні контакти.
2. Початкові умови співпраці. Деякі постачальники вимагають від покупців внесення першого гарантійного внеску. Уточніть розмір такої застави а також порядок її повернення в разі припинення дії договору. З’ясуйте наявність мінімальної межі об’єму замовлень.
3. Терміни та порядок доставки замовлень. Зазвичай в документі цей пункт прописується стандартними двома-трьома реченнями. Проте нерідко трапляються випадки, коли затримуються формування та відправка замовлень, на складі відбувається плутанина із заявками. Це може спричинити збої в роботі системи постачання та викликати фінансові втрати. Обов’язково пропишіть мінімальні і максимальні терміни доставки продукції, відповідальність сторін за їх порушення, порядок відшкодування збитків.
4. Умови оплати замовлень. Деякі постачальники пропонують доволі вигідні системи розтермінування платежів, постачання продукції для реалізації. В разі необхідності можна визначити чіткий перелік використовуваних систем оплати (платіжні сервіси, банки).
5. Якість продукції. Залежно від категорії товарів маєте можливість зазначити в контракті стандарти та технічні характеристики, яким вони повинні відповідати. Ліцензії та Сертифікати можуть слугувати відповідними додатками-підтвердженнями до договору. Також визначте межі відповідальності сторін за постачання товарів неналежної якості, виявлений брак. Обумовте порядок та терміни повернення такої продукції, відшкодування збитків покупців.
6. Повернення та обмін. Відповідно до Закону «Про захист прав споживачів» покупець має право повернути товар за певних умов у визначений термін. Зазвичай витрати при такому поверненні покладаються на посередника, проте деякі постачальники ідуть назустріч і надають можливість обміну покупки. Пропишіть порядок здійснення цієї процедури та перелік випадків, у яких нею можна скористатися.
7. Оновлення каталогів. У постачальників часто бувають поступлення нових категорій товарів. Домовтеся заздалегідь про своєчасне оновлення ваших каталогів, про можливість надання зразків нової продукції для вивчення, надсилання вам презентаційних матеріалів.
8. Форс-мажорні випадки. У випадку надзвичайних ситуацій, стихійних лих, пандемій можуть виникати обставини, що унеможливлюють дотримання певних умов договору. Визначте спільно із постачальником чіткий алгоритм дій у таких випадках та підстави для звільнення від відповідальності.
9. Термін дії угоди. У цьому розділі слід прописати не тільки конкретну дату закінчення дії договору, а й порядок його пролонгації, а також можливість дострокового розірвання.
10. Штрафи та пені. Кожен із розділів контракту містить певні умови та процедури взаємодії сторін. Порушення визначених правил та алгоритмів може стати причиною фінансових втрат, псування репутації котроїсь зі сторін. Визначте межі відповідальності кожного із партнерів за порушення умов угоди.

  Твереза оцінка можливих ризиків, завбачливість дозволять уникнути непорозумінь в подальшій співпраці. Та важливо пам’ятати найголовніше правило – замовник та постачальник є партнерами. Надійні ділові стосунки будуються на взаємній порядності, доброчесності та повазі. Лише за умови відповідального ставлення до співпраці зі своєї сторони ви матимете право вимагати того ж від постачальника.